Kakšni tooli vi uporabljate za povečanje svoji lastni učinkovitosti?

Čas, ko smo lahko držali v glavi vse malenkosti našega lajfa (milioni stvari, ki jih je treba narest) zgleda je že minil.. Zato more orodje, ki ga uporabljamo za svojo organizacijo biti čimbolj perfektni.

Ker sem mejčkn gledal teorijo ki je nastala zaradi knjige GTD (Getting Things Done), sem omejil izbiro samo na takih servisih. (preprosti todo listi so šli takoj ven)

Za tiste ki ne vejo kaj je GTD, bom povedal glavni point te teorije

• Ta teorija je na prvi pogled malo paradoksalna, ampak z svojimi izkušnosti lahko povem da je se je izkazala bolj učinkovita kot kakšna druga. Namreč večina ljudi (in tudi jaz, prej) neposredno poskuša doseči postavljeni cilj. Imaš cilj - delaš vse da ga dosežeš. Kaj pa je narobe s tem? Nič, dokler takih ciljev ni preveč, da se lahko vsak trenutek spomniš vse detaile. Če pa ciljev imaš več kot 1, potem se vse tako hudo zaplete da postane takoj nič jasn zakaj tako zamujamo.
• V osnovi te teorije je optimizacija vrstnega reda stvari ki jih moraš naresti. Optimizirajo se pa na osnovi tako imenovanega "konteksta", ali bi rekel, "situacije" v kateri se nahajaš vsak poljubni trenutek.

Namreč, če imaš telefon v roki in voljo za telefoniranje, potem v tem trenutku z največjo učinkovitostjo lahko delaš naloge "telefonirat tistmu pa unmu" iz svojega tasklista. Take naloge označimo z kontekstom "telefon" in ko začnemo klicat, naredimo jih vse naenkrat z ogromno večjo učinkovitostjo kot da bi delal jih razpršeno.

Recimo, še en tak zelo dober primer konteksta je "avto". Sem spadajo vse naloge, ki zahtevajo da se nekam moraš zapeljat in jih tam naresti.
A se strinjate da če si že v avtu, potem boljš je če zrihtaš vse, kot da za vsako malenkost se posebaj usedeš v avto, jo narediš, prideš nazaj, delaš nekaj tretjega, pol se pa spomniš, da še to je treba narest, kar je na drugem koncu Ljubljane, pa se spet usedeš v avto... V glavnem, imaš takoj nepotrebne časovne stroške, ki znajo bit zelo velike!

V glavnem, te konteksti to rešijo perfektno in pridobiš fulj prostega časa, ki je drugače bil uporabljen za "pripravo, spreminjanje konteksta in razmišljanja kaj naj naredim sedaj?"

Seveda, te konteksti niso fiksni, lahko jih kreiraš/brišeš sam in imenuješ kolikor se ti zdi prav. Recimo, jaz imam konteksti "cpa", "work", "phone", "home", "car", "2buy", etc...

• Zato sem se odločil da GTD je tak feature, ki more obvezno bit v tem toolu za učinkovito organiziranje časa.
• Tool more bit nekje v internetu in dostopen iz povsod, i.e. iz doma, iz službe, in tudi po možnosti ko nimaš dostopa do računalnika (da lahko seznam trenutnih taskov tudi sprintaš)

Izbral sem tegale: Toodledo

Ima vse te že naštete pointe, in tudi ogromno drugih (so se ljudje pač fuulj poglobili v to področje)

• Je zastonj (free verzija ima večino funkcionalnosti, jaz sem se že upgrejdal na verzijo pro)
• je internetni projekt, ki je zelo "user friendly", ima kar vredu design, uporablja ajax, pa ni preveč fancy
• ima popolno podporo teorije "Getting Things Done"
• Ima prioritete taskov, calendarje, schedulerje, reminderje itd.
• Poleg vsega ima še definicijo različni velikosti ciljev: "Lifetime goals", ki lahko vsebujejo "long-term goals", ki vsebujejo "short-term goals". Tako da med tem ko narediš naslednji task lahko vidiš, kako se dejansko približuješ k svojemu življenjskemu cilju, korak za korakom. A ni fajn? Zelo je prijeten filing, da ko narediš nekaj majhnega, vidiš kako ti je to približalo k svojemu megacilju. Všeč mi je tudi zato, ker potem ali sploh NE delaš stvari ki NISO pomembne, ali pa jih delaš ogromno manj v primerjavi s tvojim "prejšnjem življenjem"
• Ko nisi pred svojim računalom, pa bi rad še naprej delal učinkovito, lahko si narediš "booklet" z nalogami, ki so razdeljeni po contextih. Ti sgenerira PDF, ki ga sprintaš, zložiš in rata ena mini knjigca A6 formata
• ima zgodovino narejenih taskov, ki jo je zelo prijetno gledat na koncu vsakega meseca :)
• Ko nekaj planiraš in vpisuješ naloge, lahko tudi približno poveš koliko časa naj bi ti to vzelo. Obstaja možnost, da predno začneš delat task, lahko pritisneš tajmer tega taska in ti začne odštevat, koliko časa se s tem dejansko ukvarjaš. Tako da lahko na koncu imaš pregled nad dejanskim časom porabljenim na taskih, in tudi se naučiš dosti točno planirat vnaprej. Pri meni je bilo tako, pomislim "eh, tole kreiranje webstrani je easy, mi bo vzelo ene 20 minut". Pol pa pogledam tajmer ko je webstran bila narejena, pa vidim eno uro in pol - kaj sem bil preveč optimističen? Optimizem je dobra lastnost, ampak ne pri planiranju.
• Če ti konteksti niso zadost, lahko taski razdeliš še po folderjih, pa jih še dodatno označiš z Tagi.
• Zame je zelo pomembna možnost eksportiranja vsega v XML obliki (recimo da razmišljamo za prihodnost, da bo še kakšen boljši tool kdaj prišel? Alj pa zaradi backupa, pa whatever drugega.. )
• še karnekaj možnosti ki jih ne uporabljam (integracija s google, firefox, IM, ima tudi developer API)

Recimo, je že v navadi, da ko grem v trgovino, pogledam kontekst "2buy", in takoj imam seznam vsega kar sem hotel kupit že cel mesec ko nisem bil v trgovini.

V glavnem, priporočam: Toodledo. Probajte, če vam bo všeč lahko se tudi upgrejdate do pro verzije, ki bo sicer dodala vam nekaj prijetnih bonusov, ampak mislim da to je že luksus, ki ga niti ne uporabljaš vsak dan. Bil sem skoraj pol leta s trial verzijo predno sem rekel da si modeli tega zaslužijo.

Ne rečem da je to 100% najboljši tool za svojo organizacijo, zato še enkrat vprašam, kakšni servis uporabljate vi?

Ne glede na vse možne privacy policy, kar veliko spama se da dobit samo zaradi registracij na spletu - raznih forumih itd.

Recimo, najdeš kakšen forum, ki zgleda zelo zanimiv, ampak pol vidiš da tu pa tam so stvari, ki so vidni samo za registrirane uporabnike (recimo linke iz kjer lahk daunloadaš pohekani software, ali še kakšna uporabna funkcionalnost :). Pa rečeš dej, to bi znalo bit zanimivo, pa vpišeš svoj elektronski naslov, da dobiš verification mail. Greš na forum in uživaš.

Ena taka registracija, dve, tri, pol pa ne veš več, kdo od njih ti je podpisal na "royal casino vip" in še 80 spam list...

Če vam je to znano, lahko vam priporočam en kul servis "Desetminutni Email", ki zgenerira poštni predal, kot pravi njegovo ime, samo za deset minut. Tega časa je čisto za dost, da dobiš mail od registracije in se uspešno verificiraš. Pol se pa uniči. Smo registrirani in vemo da spam nas ne bo našel. A ni kul ideja?